Die obligatorische SAF-T (Standard Audit File for Tax) für Unternehmen, die nicht in Portugal ansässig sind, wird im Land als Teil des Vorschlags für den Staatshaushalt 2022 obligatorisch. Portugiesische SAF-T-Rückgaben werden für alle Unternehmen obligatorisch sein. In dieser Situation mit den bestehenden, für nicht ansässige Unternehmen mit einer portugiesischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Ausstellung von Rechnungen mit portugiesischer Umsatzsteuer seit dem 1. Juli 2021.
Was ist die SAF-T Portugal-Datei?
SAF-T (PT) (Standard Audit File for Tax– Portugiesische Version) ist eine standardisierte Datei (im XML-Format), die jederzeit einen einfachen Export eines vordefinierten Satzes von Buchhaltungs- und Rechnungsunterlagen oder gleichwertigen in a lesbares und allgemeines Format, unabhängig vom verwendeten Programm, ohne die interne Struktur der Datenbank des Programms oder ihre Funktionalität zu beeinträchtigen. Die Annahme dieses Modells bietet Unternehmen ein Instrument, das es ihnen ermöglicht, die Anforderungen für die Beschaffung von Informationen von Inspektionsdiensten zu erfüllen, Verfahren zu vereinfachen und den Einsatz neuer Technologien zu fördern. Die Generierung der Datei durch die Informationssysteme umfasst immer einen bestimmten jährlichen Steuerzeitraum ganz oder teilweise. SAF-T muss auf einem von der portugiesischen Steuer- und Zollverwaltung (Autoridade Tributária e Aduaneira — AT) zugelassenen Computersystem hergestellt werden. Es muss über öffentliche Netzdienste deklariert werden. Die an den Kunden zu sendende Rechnung muss die SAF-T-Datei und einen eindeutigen Code enthalten, der mit der Antwort von AT erhalten wurde. Dieser Code enthält die Signatur der vorherigen Rechnung, so dass Rechnungen nacheinander garantiert sind.
Seit 2013 dient die SAF-T Portugal Edition (PT)-Datei auch als Grundlage für die regelmäßige Übermittlung von Rechnungs- und Logistikdaten an die Steuerbehörden durch Steuerpflichtige (über die E-Rechnung-Website). Die SAF-T (PT)-Datei soll das Sammeln relevanter Steuerdaten in elektronischer Form durch Steuerinspektoren erleichtern, um die Steuererklärungen der Steuerzahler zu unterstützen und Buchhaltungsunterlagen zu analysieren. Das SAF-T (PT) Dokument benötigt diesbezüglich eine XML-Struktur. Es gibt kein spezifisches Format für den Rechnungsstatus. Interessenten können der Nutzung bestehender Standards (EDIFACT, X12, XML) zustimmen. SAF-T muss auf einem von der portugiesischen Steuer- und Zollverwaltung (Autoridade Tributária e Aduaneira — AT) zugelassenen Computersystem hergestellt werden. Es muss über öffentliche Netzdienste deklariert werden. Die an den Kunden zu sendende Rechnung muss die SAF-T-Datei und einen eindeutigen Code enthalten, der mit der Antwort von AT erhalten wurde. Dieser Code enthält die Signatur der vorherigen Rechnung, so dass Rechnungen nacheinander garantiert sind. Die Funktionsweise von SAF-T (PT) lässt sich zusammenfassend zusammenfassen: Verkaufsrechnungen (documentos comerciais a clientes), Transportdokumente (documentos de transporte) und Kundenzahlungen werden direkt im Buchhaltungssystem erfasst. Aus den im Buchhaltungssystem verarbeiteten Daten wird eine Standard-SAF-T (PT)-Datei im XML-Format erstellt. Diese Datei ist die Quelle für die Steuererklärung. Verkäufe werden über das Finanzportal (Portal das Finanças) an AT übermittelt. Transportdokumente (Transportdokumente: Guia de Remessa, Guia de Transporte, Rechnung) werden an AT gesendet, nachdem eine Standard-SAF-T (PT)-Datei im XML-Format erstellt wurde.
Was sind die Vorteile des SAF-T Portugal?
Der Zweck der SAF-T (PT)-Datei besteht darin, die Erfassung relevanter Steuerdaten von Steuerzahlern in elektronischem Format durch Steuerinspektoren/Prüfer zur Unterstützung von Steuererklärungen und/oder zur Analyse von Buchhaltungsunterlagen oder anderem zu erleichtern. Damit ist die Rechnungslegungspflicht erfüllt.
Die Laufzeit der SAF-T Portugal umfasst in der Regel ein volles Geschäftsjahr. Bei der Erstellung eines SAF-T (PT) mit Buchungsunterlagen ist es zwingend erforderlich, das gesamte Geschäftsjahr in einer Datei zu erfassen. Gemäß Anhang I der Verordnung 302/2016 ist es ausnahmsweise möglich, SAF-T (PT)-Rechnungsdateien nur für volle Monatsperioden aus technischen Gründen bezüglich der Größe von Handelsdokumententabellen zu generieren.
Buchhaltung SAF-T in Portugal
Buchhaltung SAF-T (PT) muss in einer einzigen Datei erstellt werden. Die neue Rechnungslegungspraxis muss sicherstellen, dass das SAF-T (PT) mit den Aufzeichnungen der vorherigen Praxis erstellt wird, auch wenn neue Referenzen und Terminologien und Buchungen mitgeteilt werden.
Die Datenübertragung in ein neues Buchhaltungsprogramm zu einem Zeitpunkt, der nicht mit dem Beginn des Abrechnungszeitraums zusammenfällt, kann nicht allein durch Saldoübernahme erfolgen.
Es liegt in der Verantwortung des Softwareherstellers, andere Felder der SAF-T (PT)-Datei mit der in Verordnung Nr. 2 angegebenen Struktur zu erstellen, die nicht angegeben sind, zu derselben Struktur gehören und Informationen enthalten, die in den Pool gefüllt werden müssen. Dem Benutzer sollte untersagt werden, Entscheidungen darüber zu treffen, ob eine bestimmte Transaktion oder Aufzeichnung in die SAF-T (PT)-Datei aufgenommen werden soll oder nicht.
Nicht alle Felder werden in einem Validierungsschema als erzwungenes Rendern betrachtet, da es einige alternative Auswahlfelder und andere Felder gibt, deren Generierung in einem bestimmten Kontext möglicherweise keinen Sinn macht. Wenn beispielsweise kein Rabatt zugewiesen ist, geht es nicht darum, dass das Feld “Zeilenrabattbetrag” (Betrag anhängen) ausgefüllt werden muss.
Ebenso sollten Felder, die nicht als obligatorisch angegeben sind, nicht erstellt werden, wenn im Lager keine Informationen zum Ausfüllen vorhanden sind. Dieses Verfahren reduziert die Zeit und die Größe der zu erstellenden Datei. Außerdem dürfen in SAF-T (PT) keine leeren Felder vorhanden sein, da sonst das Validierungsschema verletzt wird.