Im Februar 2019 verabschiedete das finnische Parlament ein Gesetz, das öffentliche Einrichtungen verpflichtet, nur eRechnungen gemäß der europäischen Norm (EN) zur eRechnungsstellung zu akzeptieren. Die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU erfolgte mit dem E-Rechnungsgesetz, das am 1.4.2019 für Regierungsbehörde in Kraft getreten ist. Die eRechnungspflicht für öffentliche Beschaffungsstellen begann am 1.4.2020.
Nach dem Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung von Auftraggebern und Unternehmern:
Das Gesetz findet keine Anwendung, wenn die Verwendung elektronischer Rechnungen vertrauliche Informationen preisgibt oder die grundlegenden Sicherheitsinteressen der Regierung gefährdet.
Die Verwaltung und der Händler haben das Recht, auf Anfrage eine Rechnung als EN-kompatible eRechnung von einem anderen Auftraggeber oder Händler zu erhalten.
Andererseits hat die finnische Regierung aufgrund der durch Covid-19 ausgelösten Gesundheitskrise am 18.3.2020 eine Erklärung abgegeben, dass sie den 1. April-Termin absagt. Daher haben öffentliche Einrichtungen und finnische Unternehmen bis zum 1. April 2021 weiterhin die Möglichkeit, eRechnungen nach dem "alten nationalen" Standard auszutauschen. Ab diesem Datum akzeptieren und verarbeiten die finnische Regierung und lokale öffentliche Verwaltungen nur noch EN-konforme eRechnungen.
Ab dem 6. April 2021 müssen Wirtschaftsteilnehmer und Dienstleister E-Rechnungen, die an den europäischen E-Rechnungsstandard angepasst wurden, ändern, prüfen und verarbeiten. Bei unstrukturierten E-Rechnungen erhält der Absender eine Fehlermeldung. Wenn der Absender keine EN-konformen E-Rechnungen versenden kann, kann zwischen den beiden Handelspartnern ein bilaterales Abkommen geschlossen werden.
eRechnung-Plattform und eRechnung-Management-Lösungen
Zentrale, regionale und lokale Behörden erhalten E-Rechnungen über das Netz der E-Rechnungsbetreiber oder drei kostenlose Plattformen der Staatskasse:
I.Der elektronische Rechnungsdienst der finnischen Regierung: Via Handi
II. Über die Plattform des Post Network Service (Posti). Nach der Registrierung auf der Plattform können Wirtschaftsteilnehmer E-Rechnungen erstellen und versenden. Das System garantiert die erfolgreiche Übermittlung von E-Rechnungen an die öffentlichen Auftraggeber.
III.BASWARE-Lieferantenportal. Bei der Übermittlung elektronischer Rechnungen über das Basware-Lieferantenportal müssen Wirtschaftsteilnehmer als Lieferanten registriert und von öffentlichen Auftraggebern als Lieferantenkandidaten zugelassen werden. Dieses Portal ermöglicht es sowohl finnischen als auch ausländischen Unternehmen, sich als Lieferanten zu registrieren. e-Rechnungen werden nach ihrer Erstellung drei Monate lang in der Datenbank gespeichert.
eRechnungseingang und -verarbeitungsansatz
eRechnungen, die an die Regierung übermittelt werden, müssen den festgelegten Inhaltsanforderungen entsprechen. eRechnungen als E-Mail-Anhang werden nicht akzeptiert.
Heutzutage werden die meisten EN-konformen eRechnungsbearbeitungen und Zahlungen manuell durchgeführt. Auf Regierungsebene werden eRechnungen verwendet, um die Zahlungsabwicklung zu erleichtern. Ein erfolgreiches System ist bereits in Betrieb. Die finnische Regierung hat mit der Einführung einer elektronischen Quittung für Unternehmen und Verbraucher in Finnland namens eKuitti begonnen. Die Pilotierung von eKuitti begann im Herbst 2019 und wird 2025 live gehen.
Die eRechnung-Anwendung hingegen wird auf nordischer Ebene im Nordic Smart Government (NSG)-Projekt unterstützt. In Finnland wird das NSG-Projekt vom Finnischen Patent- und Registrierungsamt (PRH) in Zusammenarbeit mit dem Ministerium für Finanzen und Steuerbehörden verwaltet. Das NSG-Projekt zielt darauf ab, den Fluss von Finanzinformationen zwischen Unternehmen in nordischen Ländern zu automatisieren. Gezielte Vorteile der eRechnungsstellung sind betriebliche Einsparungen bei reduziertem Kosten- und Verwaltungsaufwand.
eRechnungsanwendung bei subzentralen öffentlichen Auftraggebern
Das aktuelle eRechnung-Modell basiert auf dem Shared-Service-Ansatz. Der eRechnung-Austausch wird von eRechnung-Dienstleistern und dem Peppol-Netzwerk bereitgestellt. Informationen zur Einbindung von öffentlichen Auftraggebern finden Sie auf der Website der Staatskasse. Peppol wird verwendet, um den Empfang von E-Rechnungen von ausländischen Lieferanten bei allen öffentlichen Auftraggebern sicherzustellen.
Die Situation bei der Umsetzung des Europäischen eRechnungsstellungsstandards (EN)
Ab 1.4.2021 akzeptiert die finnische Regierung nur noch eRechnungen, die dem europäischen eRechnungsstellungsstandard entsprechen. Entspricht die Rechnung nicht den Validierungsregeln, wird sie dem Käufer nicht zugestellt. Der eRechnung-Broker lehnt die Rechnung ab und der Absender erhält eine Fehlermeldung. Ist ein Fehler aufgetreten, muss der Absender die Mängel in der Rechnung beheben und die Rechnung erneut senden.
Verfügbare Methoden, Versionen und Syntaxen beim Senden einer E-Rechnung:
Finvoice 3.0 oder TEAPPSXML 3.0 Versionen der nationalen Erklärungen
Syntax gemäß EU-Norm (EN 16931–1:2017) gemäß den Richtlinien in ISO/IEC 19845 (UBL 2.1) und UN/CEFACT XML-Cross Industry Invoice D16B
Peppol-Netzwerk
Pflichtfelder im nationalen Format müssen entsprechend den Beschreibungen ausgefüllt werden, z. B. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Somit liefern die Rechnungen auch die notwendigen Informationen für eine Mehrwertsteuerrechnung. eRechnungen müssen europäische Standardcodes enthalten, es sei denn, Verkäufer und Käufer vereinbaren etwas anderes. In nationalen e-Rechnungen müssen EN-konforme Codes verwendet werden. Es ist auch möglich, über das Peppol-Netzwerk und damit Peppol BIS Billing 3.0 E-Rechnungen an Behörden zu senden.
Ãœberwachung der eInvoice-Anwendung
Die Regierung hat sich konkrete Ziele für die elektronische Rechnungsstellung gesetzt. So überwacht es monatlich die Rechnungsverfolgung. Die Überwachung umfasst die Gesamtzahl der Rechnungen, die in elektronischer Form an öffentliche Einrichtungen gesendet werden. Nach aktuellem Stand vom Januar 2021 werden 95 % der Rechnungen an öffentliche Empfänger elektronisch versendet.