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Rechnungsprozesse in den USA

Aktualisiert: 12. Feb.

Das Büro für Finanzinnovationen und Transformation (FIT), eine auf Bundesebene in den USA tätige öffentliche Einrichtung, ermittelt innovative Lösungen, damit öffentliche Institutionen im Bundesfinanzmanagement effizienter und transparenter werden können. FIT hilft, Lösungen zu implementieren und zu identifizieren.


Die Prioritäten von FIT sind in diesem Zusammenhang:

  • Innovation im Finanzmanagement des Bundes

  • Transformation

  • Optimierung


Eine der Hauptaufgaben von FIT ist die Führung der landesweiten Finanzverwaltung (FMLoB).


Viele Regierungsbehörden in den USA nutzen die folgenden vier FIT-Initiativen:

  • Zentraler Forderungsservice (CRS)

  • Innerstaatliche Transaktionen (IGT)

  • Elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung)

  • Geteilte Dienstleistungen


Elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung)


Die Nutzung von E-Rechnungen steigert nicht nur die Effizienz und Effektivität, sondern spart auch öffentliche Ressourcen.


Im Einklang mit dem Memorandum 2015 vom Büro für Verwaltung und Haushalt (OMB), das direkt dem Präsidenten der Vereinigten Staaten untersteht, veröffentlichten zur Verbesserung der Regierungseffizienz und zur Einsparung von Steuerzahlern durch elektronische Rechnungsstellung (Improving Government Efficiency and Saving Taxpayer Dollars Through Electronic Invoicing), wurden öffentliche Verwaltungen ermutigt, die elektronische Rechnungsstellung zu verwenden für staatliche Einkäufe. Im Beschluss von 2015 heißt es, dass der Bund als „Einzelkäufer“ jährlich mehr als 19 Millionen Rechnungen verarbeitet. Darin heißt es, dass bis zu 40 Prozent der verarbeiteten Rechnungen in Form von E-Rechnungen vorliegen und die Umstellung auf E-Rechnungen auf Bundesebene die Effizienz und Effektivität steigern wird. In diesem Zusammenhang hat die OMB die Verwendung von E-Rechnungen bei öffentlichen Beschaffungen zwischen Bund und Händlern/Lieferanten zum Ende des Geschäftsjahres 2018 verpflichtend gemacht. Öffentliche Verwaltungen und Lieferanten versenden und empfangen E-Rechnungen über den Bundesdienstleister (FSSP).


Vorteile der e-Rechnung-Lösung des FITs


Die elektronische Rechnungsstellung ist Teil der Lösung, bei der die FIT die öffentlichen Verwaltungen bei der Nutzung von FSSP unterstützt und ermutigt.


Die elektronische Rechnungsstellung unterstützt die öffentlichen Verwaltungen auf folgende Weise:

  • Lieferanten sind für die korrekte Rechnungseingabe verantwortlich.

  • Es ist effizienter, Rechnungen ohne Papierrechnungen oder E-Mail-Weiterleitung zu bearbeiten.

  • Öffentliche Verwaltungen brauchen keine individuellen Systeme zu entwickeln.


Andererseits hilft der E-Rechnungsstellung-Service auch der Bundesregierung.

  • Sie fördert mehr Effizienz und Transparenz und unterstützt sie durch Executive Order 13 576 zur Abfallreduzierung.

  • Sie verringert die Kosten und Ineffizienz, die mit den von den öffentlichen Verwaltungen selbst entwickelten Lösungen verbunden sein können.

  • Die Lieferanten können dank des gemeinsamen Portals leichter mit der Regierung Geschäfte machen.

  • Spart dem Staat bis zu 450 Millionen Dollar pro Jahr (in erster Linie durch Umstellung von papiergestützter auf vollelektronische Rechnungsstellung 25%-45% Einsparungen pro Rechnung).

  • Es zentralisiert Abrechnungsinformationen und damit verbundene Zahlungsdaten, wodurch Agenturen früher und besser nachvollziehen können, wie sie ihr Geld ausgeben.

  • Verbessert die Kassenführung des Finanzministeriums.

  • Sie ermöglicht eine genauere Finanzberichterstattung für alle, auch für die Bürger.


G-Rechnung


G-Rechnung ist eine langfristige Lösung für Bundesprogramm Agenturen (FPA) zur Verwaltung interne staatliche (IGT) Kauf-/Verkaufstransaktionen. G‐Rechnung hilft öffentlichen Verwaltungen und ihren Geschäftspartnern.


Für FPAs gibt es zwei wichtige Termine, um G-Rechnung einzuführen und ihren Rechnungsprozess zu verwalten.


Dementsprechend sind die FPA verpflichtet, bis Oktober 2022 die G-Rechnung für «Neue Bestellungen (New Orders)» einzuführen. Für «In-Flight»-Bestellungen hingegen müssen die FPAs die G-Rechnung bis Oktober 2023 implementieren.


Vorteile der G-Rechnung

  • Bessere Kommunikation zwischen Handelspartnern.

  • G-Rechnung bietet Transparenz, indem es jede Phase des Kauf-/Verkaufszyklus von Regierung/Staat unterstützt. Der gemeinsame Datenpool wird die Unterschiede zwischen den öffentlichen Verwaltungen verringern.

  • Die Verwendung eines gemeinsamen Datenstandards reduziert mögliche Missverständnisse.

  • Es unterstützt abgestimmte gemeinsame Prozesse und eine fehlerfreie Abrechnung.

  • Mit Performance Reporting in G-Invoicing können Handelspartner schneller und effizienter bezahlen.


Fazit


Die Zunahme elektronischer Rechnungen in der EU und in lateinamerikanischen Ländern hat zu Effizienz und Effektivität im öffentlichen und privaten Sektor geführt. Auf sektoraler Ebene führt das Produktivitätswachstum zu geringeren Fakturierungskosten und höheren Einsparungen. Trotz all dieser positiven Aspekte warteten die USA 2019 auf B2G. Hingegen gibt es in den USA keine Entwicklung für die Umstellung auf B2B- und B2C-Rechnungen.

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