Das eRechnungsgesetz und die eRechnungs-Verordnung, die im April 2017 in Deutschland in Kraft getreten sind, haben die eRechnungsstellung für alle bundesstaatlichen Auftraggeber unabhängig vom Rechnungsbetrag verbindlich gemacht.
Das eRechnungsgesetz sieht auch bestimmte Termine für die Einführung der eRechnungsstellung vor. Demzufolge,
Ab dem 27.11.2018 ist die eRechnung für die obersten Bundesverwaltungsbehörden obligatorisch.
Ab dem 27.11.2019 ist die eRechnung für alle öffentlichen Einrichtungen und Auftraggeber auf Bundesebene unabhängig vom Auftragswert obligatorisch.
Dieses Gesetz gilt nur für Vorschriften für Bundesinstitutionen, und die von der EU Richtlinie 2014/55 betroffenen Kommunen verlangen zusätzliche Rechtsvorschriften von den Bundesländern.
eRechnung-Plattform und eRechnung-Managementlösungen
Für das öffentliche Beschaffungswesen sind verschiedene eRechnung-Plattformen erforderlich oder von der Bundesregierung empfohlen. Welche eRechnung-Plattform in den Staaten eingesetzt wird, hängt von der Behörde ab. Die verwendeten Formate müssen für XRechnung und alle anderen Normen gültig sein, die der Europäischen Norm (EN) 16931 entsprechen.
Ansatz zum Empfangen und Verarbeiten von eRechnung
Die meisten eRechnung-Transaktionen werden gemäß bilateralen Vereinbarungen zwischen Regierungsbehörden und Wirtschaftsteilnehmern (oder in ihrem Namen handelnden Lösungsanbietern) durchgeführt. Öffentliche Einrichtungen, die eInvoices erhalten, entscheiden, ob eInvoices als strukturierte Daten oder nach einem nicht automatisierten Prozess verarbeitet werden.
Die Situation hinsichtlich der Umsetzung der Europäischen Norm für die Rechnungsstellung (EN)
Auf Bundesebene hat jedes Bundesland unterschiedliche Gesetze in Bezug auf eFatura erlassen, obwohl Das eRechnungsgesetz seit 2017 in Kraft ist.
Andererseits hat der Nationale IT-Planungsrat im Rahmen der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55 /EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen in Deutschland zwei Entscheidungen getroffen:
Im Juni 2017 wurde XRechnung für Behörden verbindlich. XRechnung ist die Basisrechnungsbenutzerspezifikation (CIUS) der Europäischen Norm (EN) 16931 für eRechnungsstellung. Die nationalen Behörden können neben XRechnung auch andere Formate akzeptieren.
Im April 2018 wurde beschlossen, einen Standard Webdienst für Behörden zur Übertragung von eRechnung (PEPPOL) einzurichten. Die Entscheidung wurde im Oktober 2018 getroffen, das PEPPOL eDelivery Network für Bundes-, Regional- und Kommunalbehörden zu nutzen.
Im Rahmen dieser Entscheidungen wurde dem Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT) die Verantwortung übertragen, die XRechnung zu warten und die deutsche PEPPOL-Behörde zu werden.
XRechnung ist ein Datenaustauschstandard, der vom KoSIT entwickelt und für eRechnungen bereitgestellt wurde. XRechnung ist eine spezielle Form von eRechnung und technisch gesehen ein XML-basiertes, maschinenlesbares semantisches Datenmodell. Es ist seit dem 27.11.2020 der nationale Standard für die deutsche öffentliche Verwaltung.
Nutzung der nationalen Abrechnungsnutzungsspezifikationen (CIUS)
CIUS wird für XRechnung und ZugFeRD 2.0 verwendet. CIUS entspricht der Europäischen Norm (EN) 16931 für elektronische Rechnungsstellung. Die deutschen Behörden können neben XRechnung auch andere Formate akzeptieren.
FeRD
Das FeRD wurde 2010 von der Arbeitsgemeinschaft Wirtschaftswirtschaft Verwaltung e.V. -AWV ins Leben gerufen und soll den Einsatz der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen und privaten Sektor fördern. FeRD setzt sich aus Ministerien und anderen Regierungsstellen sowie Mitgliedern wichtiger Industrieverbände zusammen und ist eine freiwillige Organisation, die auf den Beiträgen ihrer Mitglieder basiert. ZUGFeRD wurde vom FeRD mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie entwickelt. Das Rechnungsformat ist ein branchenübergreifendes Datenformat auf der Grundlage der EU-Richtlinie 2014/55 für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten. Eines der Ziele von ZUGFeRD ist die Verbesserung der Kommunikation zwischen Unternehmen oder zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung durch Abschluss einer Formatvereinbarung zwischen den Rechnungsparteien.