1. Einleitung
In diesem Artikel werden wir versuchen, die SAF-T-Prozesse in Portugal und die an diesen Prozessen beteiligten öffentlichen Verwaltungen zu bewerten.
Wie in anderen EU-Ländern ist die Umsetzung und der Empfang elektronischer Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftragswesen in Portugal im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55 geregelt. Es wurde von Portugal mit der Änderung des Gesetzes über öffentliche Auftragswesen Nr. 111-B / 2017 vom 31. August in den Rechtsrahmen übertragen. Die Aufgaben der Verwaltung und Koordination des E-Rechnung-Prozesses werden von ESPAP (Abteilung für Dienste der öffentlichen Verwaltung) wahrgenommen. Das von Portugal gewählte Modell ermöglicht es lokalen Organisationen, ihre eigene elektronische Rechnungslösung zu wählen. Es ist auch ein dezentrales Modell, das die von ESPAP bereitgestellte Lösung verwendet.
2. Was ist SAF-T?
Das portugiesische Finanzministerium hat eine zusätzliche Anforderung geschaffen, die sicherstellt, dass für jede erstellte Rechnung (elektronisch oder nicht) ein elektronisches Dokument (SAF-T- Standard Audit File – Tax) ausgestellt wird, das dem Finanzamt vorgelegt werden muss, bevor es den Kunden*innen vorgelegt wird. Das SAF-T ist eine Spezifikation für eine computerlesbare Datei, die Buchhaltungsdaten aus dem ursprünglichen Buchhaltungssystem in ein vorgegebenes, von XML abgeleitetes Format überträgt und für Finanzbehörden zur Außenprüfung verfügbar macht. Unabhängig vom mit SAF-T verwendeten Programm können Transportdokumente und -belege in einem gemeinsamen und lesbaren Format ausgestellt werden, ohne die interne Struktur oder Funktionalität der Programmdatenbank zu beeinträchtigen.
2.1. SAF-T Portugal Edition (PT)
Die SAF-T Portugal Edition (PT) -Datei wurde 2013 auch als Grundlage für die regelmäßige Übermittlung von Rechnungs- und Logistikdaten an die Steuerbehörden durch die Steuerzahler verwendet (über die Website für elektronische Rechnungen). Die SAF-T (PT)-Datei soll die Sammlung relevanter Steuerdaten in elektronischer Form durch Steuerinspektoren erleichtern, um die Steuererklärungen der Steuerzahler zu unterstützen und / oder Buchhaltungsunterlagen zu analysieren. In dieser Hinsicht erfordert das SAF-T (PT) -Dokument eine XML-Struktur. Es gibt kein bestimmtes Format für den Rechnungsstatus. Interessenten können sich bereit erklären, bestehende Standards (EDIFACT, X12, XML) zu verwenden.
SAF-T muss auf einem Computersystem hergestellt werden, das von der portugiesischen Steuer- und Zollverwaltung (Autoridade Tributária e Aduaneira – AT) genehmigt wurde. Es muss über öffentliche Netzwerkdienste deklariert werden. Die an die Kunden*innen zu sendende Rechnung muss die SAF-T-Datei und einen eindeutigen Code enthalten, der mit der Antwort von AT erhalten wurde. Dieser Code enthält die Signatur der vorherigen Rechnung, sodass Rechnungen nacheinander garantiert werden.
2.2. Übermittlung von finanziellen und logistischen Informationen an AT in der portugiesischen Version von SAF-T
Im Jahr 2008 wurde die Verpflichtung zur Erstellung einer Standardprüfungsdatei für Steuerzwecke (SAF-T (PT)) für Organisationen mit Hauptsitz eingeführt, um eine effizientere Steuerprüfung durchzuführen und die Zeit mithilfe technologischer Tools zu verkürzen. Im Jahr 2011 startete die portugiesische Steuer- und Zollverwaltung (AT) ein Zertifizierungsprogramm für Rechnungs- und Logistiksoftware. Im Jahr 2013 begann die monatliche Benachrichtigung zum AT über Rechnungen, Belege und Transportdokumente. Im Jahr 2014 begannen “Rechnungslotto”-Anwendung die Rechnungsnachfrage der Endbenutzer für Erhöhung. Im Jahr 2015 begannen die monatliche Benachrichtigung der Arbeitsdokumente und die Inventarbenachrichtigung zum Jahresende an AT.
Es ist möglich, die Funktionsweise von SAF-T (PT) zusammenzufassen: Verkaufsrechnungen (documentos comerciais a clientes), Transportdokumente (documentos de transporte) und Kundenzahlungen werden direkt im Buchhaltungssystem erfasst. Aus den im Buchhaltungssystem verarbeiteten Daten wird eine Standard-SAF-T (PT) -Datei im XML-Format erstellt. Diese Datei ist der Ursprung für die Steuererklärung. Alle diese Informationen werden an die letzte AT gesendet. Verkäufe werden über das Finanzportal (Portal das Finanças) an AT übertragen. Transportdokumente (Transportdokumente: Guia de Remessa, Guia de Transporte, Rechnung) werden an AT gesendet, nachdem eine Standard-SAF-T (PT) -Datei im XML-Format erstellt wurde.
In diesem Artikel werden wir versuchen, die Konzepte von Rechnungs- und Transportdokumenten in der portugiesischen Gesetzgebung zu untersuchen.
3. Rechnungs- und Transportdokument in portugiesischer Gesetzgebung
In der portugiesischen Gesetzgebung ist die Definition des Transportdokuments in der Verordnung “Regime dos Bens em Circulação” festgelegt. Dementsprechend bedeutet “Transportdokument” (documentos de transporte) Rechnung, Frachtbrief/Quittung (guia de remessa), Rückgabedokument, Transportdokument / Frachtbrief (guia de transporte) oder gleichwertige Dokumente.
Es ist in Artikel 36 Absatz 5 des Umsatzsteuergesetzes (CIVA-Código do Imposto sobre Valor Agregado) enthalten.
Namen und Sitz oder Sitz des Waren- oder Dienstleisters sowie der steuerpflichtigen Empfänger-, Firmen- und Steueridentifikationsnummern der entsprechenden Personen
Name der transferierenden Waren oder erbrachten Dienstleistungen
Preis nach Steuern und andere im Steuerbetrag enthaltene Faktoren
Steuersatz und zu zahlender Steuerbetrag
Das Datum, an dem die Ware an den Käufer geliefert oder die Zahlung erfolgt, bevor die Servicetransaktion ausgeführt wird
4. ESPAP und E-Rechnungsstellung
ESPAP koordiniert die Implementierung der elektronischen Rechnung (Rechnung Eletrónica na Administração Pública „FE-AP“) in der öffentlichen Verwaltung. ESPAP entwickelt Tools zur Unterstützung der Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung und zur Ermittlung der technischen und funktionalen Anforderungen. In diesem Zusammenhang kann das FE-AP-Portal von öffentlichen Institutionen verwendet werden und ermöglicht die direkte Integration in die Lösung des Financial Resource Management (GeRFiP-Gestão de Recursos Financeiros) oder ein beliebiges Buchhaltungs- oder Dokumentenverwaltungssystem über das Internet.
Ziel war es, öffentliche Einrichtungen durch den Empfang und die Kontrolle von B2G-Rechnungen zu unterstützen. Ein weiteres Lösungstool, B2AP (Business to AP Portal), soll AP-Lieferanten (Public Administration) als Mitunternehmer bei der Überwachung der Lieferung und des Fortschritts elektronischer Rechnungen unterstützen, die an das FE-AP-Portal gesendet werden.
Gemäß den Bestimmungen des Dekrets Nr. 14-A/2020 müssen Lieferanten der öffentlichen Verwaltung ihre Rechnungen im UBL 2.1-CIUS PT-Format gemäß dem angegebenen Format senden. In diesem Zusammenhang;
Bis zum 1. Januar 2021 große Unternehmen
Kleine und mittlere Unternehmen bis zum 1. Juli 2021
Bis zum 1. Januar 2022 können Kleinstunternehmen und öffentliche Einrichtungen als öffentliche Auftraggeber keine Rechnungen in einem anderen Format als dem von der portugiesischen Regierung festgelegten europäischen Standard UBL 2.1-CIUS PT erhalten.
4.1. Rechnungsportal für E-Rechnung und E-Frachtbrief-Transaktionen
In Portugal werden Transaktionen in Bezug auf elektronische Rechnungen und elektronische Transportdokumente über https://faturas.portaldasfinancas.gov.pt/ durchgeführt. Beispiele für Transportdokumente, die für verschiedene Phasen ausgestellt werden sollen, werden auf dem Portal veröffentlicht. Über das Portal können Sie SAFT PT-Dateien senden, Rechnungen sammeln und auf Compliance-Support-Funktionen zugreifen. Um alle diese Funktionen nutzen zu können, müssen Sie sich beim portugiesischen Steuer- und Zoll Behörde anmelden.
5. Direkte Stakeholder im Programm zur Implementierung e-Rechnungen
Die Verwendung elektronischer Rechnungen in öffentlichen Aufträgen wird schrittweise von der Öffentlichkeit und gemeinsamen Auftragnehmern vorgenommen. Kleinst-, Klein- und Mittelunternehmen sind Unternehmen, die gemäß der Empfehlung 2003/361 der Europäischen Kommission vom 6. Mai 2003 definiert wurden.
Großunternehmen (P> 250 Personen): Die Verwendung der elektronischen Rechnung ist bis zum 01.01.2021 nicht obligatorisch. Nach dem 01.01.2021 ist E-Rechnung obligatorisch.
Mittelständische Unternehmen (250> P ≥ 50 Personen) und Kleinunternehmen (50> P ≥ 10 Personen): Die Verwendung der elektronischen Rechnung ist bis zum 01.07.2021 nicht obligatorisch. Nach dem 01.07.2021 ist E-Rechnung obligatorisch.
Kleinstunternehmen (P <10 Personen) und öffentliche Einrichtungen: Die Verwendung von E-Rechnungen ist bis zum 01.01.2022 nicht obligatorisch. Nach dem 01.01.2022 ist E-Rechnung obligatorisch.
6. Fazit
Das portugiesische Finanzmanagement, das wie viele EU-Länder von den Vorteilen der elektronischen Rechnung profitieren möchte, verfügt über eine finanzielle und technische Infrastruktur. Für große Steuerzahler werden Prozesse wie E-Rechnungen und E-Transport-Dokumente schnell und agil online ausgetauscht. Jetzt ist es an der Zeit, diesen großen Fortschritt auf mittlere und kleine Unternehmen zu verbreiten.