Sind Kleinunternehmer (§19 UStG) von der E-Rechnungspflicht befreit?

Ja und nein. Als Kleinunternehmer sind Sie vom Versenden von E-Rechnungen befreit. Aber Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese zu empfangen und zu verarbeiten. Was das genau bedeutet und was Sie jetzt tun müssen, erfahren Sie hier.

Die E-Rechnungspflicht ist eine der weitreichendsten Änderungen für kleine Unternehmen seit Jahren. Die schrittweise Einführung ist bereits im Gang. Die volle Pflicht trifft ab Januar 2028 alle Betriebe. Kein Wunder also, dass Kleinunternehmer nach §19 UStG eine sehr berechtigte Frage stellen: Betrifft mich das überhaupt?

Die kurze Antwort lautet: teilweise. Und der Unterschied ist entscheidend.

Was ist ein Kleinunternehmer nach §19 UStG?

Als Kleinunternehmer gilt in Deutschland, wer im vorangegangenen Jahr einen Jahresumsatz von nicht mehr als 22.000 Euro erzielt hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten wird. Nach §19 UStG sind diese Unternehmer von der Umsatzsteuer befreit, was die Buchhaltung erheblich vereinfacht.

Diesen Status haben häufig Freelancer, Einzelunternehmer, Berater, Handwerker und alle, die ein kleines Nebengewerbe betreiben. Wenn das auf Sie zutrifft, lesen Sie weiter, denn die E-Rechnungspflicht betrifft Sie trotzdem in einem wichtigen Punkt.

Der Zeitplan der E-Rechnungspflicht: Wo stehen Sie?

2025

1. Januar 2025

Empfangspflicht gilt: für alle. Alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Keine Ausnahmen, keine Übergangsfrist.

2027

1. Januar 2027

Ausstellungspflicht für größere Unternehmen. Betriebe, deren Umsatz 2026 über 800.000 Euro lag, müssen ab sofort ausschließlich E-Rechnungen für B2B-Geschäfte ausstellen.

2028

1. Januar 2028

Vollständige Pflicht für alle Unternehmen. Jede B2B-Transaktion in Deutschland muss über eine strukturierte E-Rechnung abgewickelt werden. PDF- und Papierrechnungen sind dann nicht mehr zulässig.

Wovon sind Kleinunternehmer befreit?

Gute Nachricht Gemäß §34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), eingeführt durch das Jahressteuergesetz 2024, sind Kleinunternehmer ausdrücklich von der Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen befreit. Sie dürfen Ihren Geschäftskunden auch nach 2028 weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen schicken.

Diese Befreiung gilt ausschließlich für die ausgehende Seite. Wer nach §19 UStG eingestuft ist, muss keine E-Rechnungssoftware anschaffen, nur um Ausgangsrechnungen zu erstellen. Das ist eine echte Erleichterung für Freelancer und Kleinstbetriebe mit überschaubarem Rechnungsvolumen.

Weitere Ausnahmen von der Ausstellungspflicht gelten für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8–29 UStG sowie Rechnungen an Privatpersonen (B2C).

Was müssen Kleinunternehmer trotzdem tun?

Wichtig Die Befreiung betrifft nur das Ausstellen von Rechnungen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer, strukturierte E-Rechnungen empfangen, lesen und archivieren können. Für diese Pflicht gibt es keine Übergangsfrist.

In der Praxis bedeutet das: Wenn ein Lieferant oder Auftraggeber Ihnen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schickt, sind Sie gesetzlich verpflichtet, diese zu öffnen und zu verarbeiten. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür nicht aus, da diese Formate auf XML basieren und sich nicht wie gewöhnliche Anhänge öffnen lassen.

Außerdem müssen empfangene E-Rechnungen acht Jahre lang in ihrem ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden, gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Kleinunternehmer: Befreit

• E-Rechnungen an Kunden ausstellen

• XRechnung-Format für Ausgangsrechnungen

• Kostenpflichtige Ausstellungssoftware

Kleinunternehmer: Weiterhin Pflicht

• E-Rechnungen empfangen (seit Jan. 2025)

• XML-basierte Formate verarbeiten

• E-Rechnungen 8 Jahre archivieren (GoBD)

  
  

  

  E-Rechnungspflicht

Sollten Sie trotzdem freiwillig E-Rechnungen versenden?

Nur weil Sie nicht müssen, heißt das nicht, dass Sie es nicht sollten. Wer frühzeitig umstellt, profitiert von echten Vorteilen, auch als kleines Unternehmen.

Viele größere Betriebe verarbeiten E-Rechnungen bereits automatisch. Wer statt einer einfachen PDF-Datei eine ZUGFeRD-Rechnung schickt, dessen Rechnung wird schneller bearbeitet, schneller bezahlt und verursacht weniger Rückfragen. Je näher 2028 rückt und je mehr E-Rechnungen zum Standard werden, desto eher werden Kunden sie bevorzugen oder sogar einfordern.

Wer jetzt freiwillig beginnt, hat zudem Zeit, das System ohne Zeitdruck kennenzulernen. Und mit dem richtigen Tool kostet der Einstieg nichts.

Welche Formate gibt es für E-Rechnungen in Deutschland?

Zwei Formate dominieren den deutschen Markt. XRechnung ist ein reines XML-Format, vollständig maschinenlesbar, für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) vorgeschrieben und im B2B-Bereich immer verbreiteter. ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das strukturierte XML-Daten in einer PDF-Datei einbettet. Die Rechnung sieht für das menschliche Auge wie ein normales PDF aus, enthält aber maschinenlesbare Daten im Hintergrund. Für die meisten Freelancer und Kleinunternehmer ist ZUGFeRD der praktischste Einstieg.

Beide Formate erfüllen den europäischen Standard EN 16931 und entsprechen den gesetzlichen Anforderungen des deutschen Wachstumschancengesetzes.

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