Kann man eine E-Rechnung per E-Mail in Deutschland versenden? (Pflicht ab 2027 erklärt)

Kurze Antwort: Ja, eine E-Rechnung darf in Deutschland per E-Mail versendet werden. Allerdings nur dann, wenn die angehängte Datei in einem rechtlich gültigen strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegt. Eine normale PDF im E-Mail-Anhang gilt nach deutschem Recht nicht als E-Rechnung. Ab dem 1. Januar 2027 kann ein solcher Versand im B2B-Bereich sogar dazu führen, dass Ihr Kunde den Vorsteuerabzug verliert.

Das ist die häufigste Frage, die deutsche Unternehmer aktuell stellen, während die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht näher rückt. In diesem Beitrag finden Sie eine klare und verständliche Antwort darauf, was erlaubt ist, was nicht und was Sie bis zum Stichtag 2027 erledigen müssen.

Was gilt in Deutschland als E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 hat der Begriff „elektronische Rechnung" eine strikte rechtliche Definition in Deutschland. Damit eine Rechnung als E-Rechnung gilt, muss sie:

• in einem strukturierten elektronischen Format auf XML-Basis ausgestellt sein,

• der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und

• maschinell verarbeitbar sein, sodass die Buchhaltungssoftware des Empfängers die Daten automatisch übernehmen kann.

• Eine PDF, ein eingescanntes Papierdokument, eine Word-Datei oder eine HTML-Mail ist keine E-Rechnung, unabhängig davon, wie sie verschickt wird. Solche Dokumente gelten künftig als „sonstige Rechnungen" und werden im B2B-Bereich schrittweise aus dem Verkehr gezogen.

In Deutschland sind aktuell zwei Formate zugelassen:

• XRechnung, ein reines XML-Format, das ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde und heute auch im B2B-Bereich genutzt wird.

• ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein Hybridformat, das strukturierte XML-Daten und eine menschenlesbare PDF in einer einzigen Datei vereint.

• Ja, E-Mail ist ein zulässiger Übertragungsweg

• Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat ausdrücklich bestätigt, dass die E-Mail ein zulässiger Weg zur Übermittlung von E-Rechnungen ist. Sie müssen also weder Peppol noch eine EDI-Verbindung oder ein Kundenportal nutzen. Diese Wege bleiben zwar erlaubt, sind aber keine Pflicht.

Entscheidend ist nicht der Übertragungskanal, sondern das Format der Datei selbst.

In der Praxis bedeutet das:

Sie hängen eine XRechnung XML-Datei an eine ganz normale E-Mail und versenden sie.

Sie hängen eine ZUGFeRD PDF mit eingebettetem XML an eine E-Mail an.

Sie senden alles über Ihr gewohntes geschäftliches E-Mail-Konto.

Eine digitale Signatur ist nicht erforderlich. Eine Verschlüsselung ist nicht erforderlich. Eine vorherige Zustimmung des Empfängers ist seit Januar 2025 ebenfalls nicht mehr nötig, da B2B-Empfänger in Deutschland verpflichtet sind, E-Rechnungen anzunehmen.

Was nicht erlaubt ist, auch wenn es technisch funktioniert

Diese gängigen E-Mail-Praktiken erfüllen die rechtlichen Anforderungen nicht:

• Versand einer normalen PDF-Rechnung als E-Mail-Anhang

• Versand eines eingescannten Papierdokuments

• Eintippen der Rechnungsangaben direkt in den Text der E-Mail

• Versand einer Word, Excel oder HTML-Datei als Rechnung

• Wenn Ihr aktueller Rechnungsversand auf einem dieser Wege basiert, müssen Sie Ihren Ablauf vor Ihrem persönlichen Stichtag umstellen.

Der Stichtag 1. Januar 2027: Wer ist als Nächstes betroffen?

An diesem Punkt werden viele mittelständische deutsche Unternehmen überrascht. Die Pflicht wird in drei Stufen eingeführt:

• 1. Januar 2025: Jedes deutsche B2B-Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. (Bereits in Kraft.)

• 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen im inländischen B2B-Verkehr versenden.

• 1. Januar 2028: Alle übrigen B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz, müssen E-Rechnungen versenden.

Wenn Ihr Unternehmen 2026 die Marke von 800.000 Euro Umsatz überschritten hat, gehören Sie zur Stichtagsgruppe Januar 2027. Dazu zählen tausende mittelständische Firmen, gut ausgelastete Freiberufler, Beratungen, Agenturen, E-Commerce-Anbieter sowie viele Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe, die bisher davon ausgegangen sind, dass die Regelung sie noch nicht betrifft.

Eine Übergangsfrist über die genannten Stichtage hinaus gibt es nicht. Rechnungen, die nach Ihrem Stichtag im falschen Format ausgestellt werden, können bei Ihrem Kunden den Vorsteuerabzug gefährden. Das führt zu echten Spannungen in B2B-Beziehungen und kann Zahlungsläufe spürbar verzögern.

So versenden Sie E-Rechnungen per E-Mail ohne Ihren Workflow komplett umzustellen

Wenn Ihr derzeitiger Ablauf nach dem Muster „PDF erstellen, an E-Mail anhängen, abschicken" funktioniert, dann müssen Sie diesen Ablauf nicht über Bord werfen. Sie müssen nur ändern, was im Anhang steckt.

Der einfachste Weg sieht so aus:

Nutzen Sie eine Software, die aus Ihren bestehenden Rechnungsdaten direkt eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erzeugt.

Hängen Sie die erzeugte Datei an Ihre gewohnte E-Mail an.

Halten Sie den E-Mail-Text kurz: Empfängername, Rechnungsnummer und eine kurze Grußformel genügen. Der E-Mail-Text selbst ist nicht die Rechnung.

Archivieren Sie die strukturierte Datei, nicht nur eine PDF-Kopie, über die gesetzlich vorgeschriebenen zehn Jahre.

Der letzte Punkt wird oft übersehen. Die deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) verlangen, dass das strukturierte Original archiviert wird. Ein Ausdruck, ein Screenshot oder eine umgewandelte PDF-Datei genügen nicht.

Eine praxisnahe Lösung für deutsche Unternehmen

Wenn Sie weder Ihr ERP-System komplett umkrempeln noch sich in XML-Schemata einarbeiten möchten, bietet Docnova eine einfache Lösung. Damit erstellen Sie in wenigen Minuten rechtskonforme XRechnung und ZUGFeRD-Dateien und versenden diese per E-Mail, ohne dass sich an Ihrer gewohnten Arbeitsweise etwas ändert. Die Plattform ist speziell für deutsche Unternehmen konzipiert, die sich auf die Stichtage 2027 und 2028 vorbereiten.

Fazit

E-Mail ist in Ordnung. Eine PDF allein ist es nicht. Wer zur Gruppe gehört, die zum 1. Januar 2027 betroffen ist, kommt mit einer einzigen Anpassung ans Ziel: Die Rechnungserstellung muss künftig eine konforme XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben. Versendet wird weiterhin wie gewohnt, einfach per E-Mail.