E-Rechnungssystem in Polen
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen innerhalb der Union regelt, hat die digitale Transformation in der gesamten EU beschleunigt. Im Rahmen der Reform der kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC), die es Steuerbehörden ermöglicht, Mehrwertsteuerverbindlichkeiten schneller einzuziehen und Mehrwertsteuerbetrug effizienter zu bekämpfen, haben europäische Länder die Transformation neben der Rechnungsstellung zwischen Regierungen (B2G) schrittweise auf die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) und sogar zwischen Unternehmen und Verbrauchern (B2C) ausgeweitet. Italien war das erste EU-Land, das die Umstellung vollständig abgeschlossen hat, indem es die Verwendung elektronischer Rechnungen ab 2019 für alle Transaktionsarten verpflichtend machte.
Polen ist eines der EU-Länder, das nach dem Vorbild Italiens ein zentrales Clearance-Modell einführt. In diesem Zusammenhang hat die polnische Regierung im April 2019 eine zentralisierte Plattform namens „PEF“ (Platforma Elektronikznego Fakturowania) für die Implementierung der B2G-Rechnungsstellung und im Oktober 2021 eine weitere Plattform namens „KSeF“ (Krajowy System e-Faktur) für die Implementierung der B2B- und B2C-Rechnungsstellung eingeführt.
Die verpflichtende Umstellung auf E-Invoicing im B2G-Bereich wurde bereits 2019 abgeschlossen. Die verpflichtende Umstellung auf B2B-E-Invoicing wird hingegen ab dem 1. Januar 2024 erfolgen. Dieses Datum wurde allerdings auf den 1. Juli 2024 verschoben.
B2B-Rechnungen
Polen ergreift schrittweise Maßnahmen, um einen reibungslosen Übergang zum neuen System und die Anpassung der Steuerzahler zu gewährleisten. Zu diesem Zweck startete die Regierung im Oktober 2021 eine Testphase und begann ab Januar 2022 mit der Einführung eines freiwilligen E-Rechnungsmodells, das die Zustimmung des Empfängers erfordert.
Die Europäische Kommission hat dem Antrag der polnischen Regierung stattgegeben und die Einführung einer Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen genehmigt, die über das Nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF) ab dem 30. März 2022 abgewickelt werden. Mit der Genehmigung der Kommission wurde im Juli dieses Jahres entschieden, dass Polen ab dem 1. Januar 2024 auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung umstellen wird.
Phasen der Projektabwicklung
Der Umfang der Verpflichtung ist auf im Hoheitsgebiet Polens ansässige Steuerpflichtige für alle Transaktionen beschränkt, für die gemäß der polnischen Mehrwertsteuergesetzgebung die Ausstellung einer Rechnung erforderlich ist.
Die Regierung begründet die Einführung dieser Verpflichtung mit der Erleichterung der Mehrwertsteuererhebung, der Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug und der Beschleunigung der öffentlichen Digitalisierung. Das neue System bietet Steuerzahlern zudem Vorteile wie die Möglichkeit, den Rechnungsstatus einzusehen, Rechnungen sicherer und kostengünstiger zu archivieren, die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu erhöhen und die Einhaltung steuerlicher Pflichten zu vereinfachen. Die Regierung fördert den Übergang zudem durch die Beschleunigung von Mehrwertsteuerrückerstattungen, die Verkürzung des Zeitintervalls von 60 auf 40 Tage und die Befreiung von der Pflicht zur Einreichung von JPK_FA-Dateien.
Nationales System der elektronischen Rechnungsstellung (KSeF)
Im Oktober 2021 änderte die polnische Regierung das Mehrwertsteuergesetz und führte das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) als Teil eines zentralen Clearance-Modells ein, das als Vermittler für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen fungiert.
Unternehmen können zur Authentifizierung des Benutzers eines der öffentlich verfügbaren Mittel verwenden.
KSeF ermöglicht das Ausstellen, Senden, Empfangen, Verarbeiten, Archivieren und Kontrollieren strukturierter E-Rechnungen.
KSeF stellt sicher, dass jede Rechnung mit einem Zeitstempel versehen ist und eine KSeF-Rechnungsnummer erhält.
Rechnungen können im XML- oder PDF-Format vom Portal heruntergeladen werden.
Das Portal archiviert elektronische Rechnungen zehn Jahre lang.
Unternehmen können zudem strukturierte elektronische Rechnungen in ihren ERP-Systemen erstellen und diese über eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) an das KSeF senden.
Rechnungsstruktur
Die strukturierte Rechnung hat das XML-Format und entspricht der logischen Struktur der im Mehrwertsteuergesetz definierten elektronischen Rechnung FA (1). Sie enthält detaillierte Informationen darüber, dass viele davon optional sind. In der freiwilligen Phase werden elektronische Rechnungen neben Papierrechnungen existieren und ihr Versand hängt von der Zustimmung des Empfängers ab.
Authentifizierungstypen
Es gibt vier öffentlich verfügbare Möglichkeiten zur Authentifizierung des Benutzers:
qualifizierte elektronische Signatur
qualifiziertes elektronisches Siegel
vertrauenswürdige Signatur
ein einzigartiges Token, das von KSeF generiert wird
Melasoft E-Rechnungspaket für Polen
Melasoft-Add-on-Pakete werden unter dem eigenen Namensraum von Melasoft erstellt und beeinträchtigen daher nicht die üblichen Geschäftsprozesse von SAP oder anderen ERP-Systemen. Die Nutzer des SAP-Moduls führen dieselben Schritte wie zuvor aus, und das Melasoft-Add-on extrahiert automatisch die notwendigen Informationen zur Erstellung der E-Rechnung im strukturierten XML-Format gemäß den Vorgaben des Mehrwertsteuercodes. Durch die Übertragung des Pakets in Ihr ERP-System entfällt der Arbeitsaufwand des Nutzers im KSeF-Portal.
E-Rechnungsprozesse
Outbound Cockpit
Beim Erstellen der Rechnung im ERP-System des Kunden werden die erforderlichen Informationen extrahiert und automatisch eine XML-Datei im Format FA (1) erstellt. Sobald die Rechnung in unserem Outbound-Cockpit eingeht, können Sie sie überwachen (sowohl im XML- als auch im PDF-Format), Notizen/Anhänge hinzufügen, löschen oder die Rechnung über die Vermittlungsdienste von KSeF an den Empfänger senden. Nach der Auswertung der Rechnung im KSeF-Portal wird der Status im Cockpit aktualisiert. Sollte Ihre Rechnung aus irgendeinem Grund nicht validiert werden, ändert sich der Status entsprechend und Sie können den Ablehnungsgrund im Portal verfolgen. Nach der Validierung wird die Rechnung an den Empfänger weitergeleitet.
Inbound Cockpit
Unser Paket überträgt eingehende E-Rechnungen vom KSeF in das Melasoft Inbound Cockpit. Die verfügbaren Informationen werden aus der eingehenden XML-Datei extrahiert und in die ERP-Bildschirme des Kunden eingelesen. Sie haben die Möglichkeit, die E-Rechnung im XML-/PDF-Format anzuzeigen, zu kontrollieren, ihren Status zu prüfen, herunterzuladen und zu versenden.
