E-Rechnung in Saudi-Arabien
Die Verwaltung für Steuern, Zoll und andere damit verbundene Angelegenheiten des Königreichs Saudi-Arabien, ZATCA, hat am 28. Mai 2021 die endgültige Gesetzgebung zur elektronischen Rechnungsstellung veröffentlicht. ZATCA wird die elektronische Rechnungsstellung gemäß ihrer Gesetzgebung in zwei Phasen umsetzen.
Die E-Rechnungspflicht in Saudi-Arabien umfasst Standardrechnungen (Steuerrechnungen) und vereinfachte Rechnungen (Steuerrechnungen) sowie die mit jedem dieser beiden Rechnungstypen verbundenen Lastschriften oder Gutschriften. Zum Beispiel Gutschrift und Lastschrift.
Standardrechnungen werden für B2B- und B2G-Transaktionen (Lastschriften und Gutschriften) in Saudi-Arabien verwendet, während vereinfachte Rechnungen für B2C-Transaktionen verwendet werden. Die Gesetzgebung Saudi-Arabiens schreibt vor, dass jeder in Saudi-Arabien ansässige Mehrwertsteuerpflichtige für Inlandstransaktionen eine elektronische Rechnung erstellen muss. Die genauen Anforderungen an Format, Inhalt, Sicherheitsmaßnahmen und CTC-System variieren je nach Phase und zwei Rechnungstypen.
In diesem Zusammenhang gelten für B2B-, B2G- und B2C-Transaktionen folgende Verpflichtungstermine:
Arten der elektronischen Rechnungsstellung in Saudi-Arabien
1. Elektronische Rechnung (Standardrechnung)
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die für die meisten B2B- und B2G-Transaktionen ausgestellt wird. Käufer verwenden diese Art von Dokument mit den in Artikel 53/5 der Mehrwertsteuer-Durchführungsverordnung definierten Feldern, um den Vorsteuerabzug zu beantragen. Die für die Produktion erforderlichen Felder, die in der elektronischen Rechnung enthalten sein müssen, sind im Anhang der Verordnung zur elektronischen Rechnung aufgeführt. Standard-eRechnungen werden von Verkäufern und Käufern in einem vereinbarten Format ausgetauscht. Standardrechnungen werden künftig an Empfänger ausgestellt, nachdem sie von ZATCA kryptografisch gestempelt und „übertragen“ wurden (die Integration in das ZATCA-Portal erfolgt nach Umsetzung der Integrationsphase ab Januar 2023).
Standardmäßige elektronische Rechnungen enthalten Felder mit Verkäufer- und Käuferinformationen, Transaktions- und Waren-/Dienstleistungsdetails sowie andere technische Felder, die von der elektronischen Rechnungslösung gemäß den Mehrwertsteuergesetzen erstellt werden.
2. Vereinfachte Rechnung
Vereinfachte elektronische Rechnungen sind für die meisten B2C-Transaktionen gedacht, die sofort erfolgen und bei denen der Käufer die Rechnung nicht für den Vorsteuerabzug benötigt. Die Pflichtfelder sind in Artikel 53/8 der Mehrwertsteuer-Durchführungsverordnung und im Anhang der E-Rechnungsverordnung definiert. Vereinfachte elektronische Rechnungen werden den Käufern/Kunden an der Verkaufsstelle ausgestellt und an die Kunden weitergegeben. Anschließend wird eine Kopie archiviert und gespeichert. Während der Erstellungsphase reicht es aus, wenn Personen, die der E-Rechnungsverordnung unterliegen, die vereinfachten elektronischen Rechnungen an die Kunden weitergeben; weitere Maßnahmen sind nicht erforderlich. Während der Integrationsphase müssen vereinfachte elektronische Rechnungen der Behörde innerhalb von 24 Stunden nach Ausstellung gemeldet werden.
3. Gutschrift und Lastschrift
Gutschriften/Lastschriften werden für elektronische Rechnungen/vereinfachte elektronische Rechnungen ausgestellt (nachdem eine elektronische Rechnung ausgestellt wurde), wobei die Transaktion gemäß Artikel 54 und Artikel 40 (1) der Mehrwertsteuer-Durchführungsverordnung angepasst wird. Gutschriften und Lastschriften müssen mit einem Verweis auf die Originalrechnung(en) ausgestellt werden, für die sie ausgestellt wurden. Die Referenzfelder können verwendet werden, um ein Referenzdatum, die Rechnungsreferenznummer, einen Verweis auf alle/mehrere Rechnungen in einem Zeitraum und alle anderen Verweise auf den ursprünglichen Verkauf anzugeben. Die Gutschrift-/Lastschriftarten richten sich nach der Art der Rechnung, für die sie ausgestellt werden. d. h. für eine Standard-eRechnung wird eine Standard-e-Notiz ausgestellt und für eine vereinfachte e-Notiz eine vereinfachte eNotiz.
KSA eInvoice-Prozess
Der KSA-eInvoicing-Prozess umfasst zwei Phasen.
Phase Eins sieht die obligatorische Erstellung und Archivierung elektronischer Rechnungen ab dem 4. Dezember 2021 vor. Die eRechnungssoftware in Saudi-Arabien sollte alle Rechnungen in elektronischem Format erstellen können. eRechnungen müssen die von ZATCA definierten Pflichtfelder enthalten und den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Steuerrechnungen müssen außerdem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers enthalten, sofern vorhanden. Vereinfachte Steuerrechnungen bieten zudem Komfort für die Nutzer. Durch Herunterladen der mobilen ZATCA-App auf ein Smartphone oder Tablet lässt sich die Gültigkeit der Rechnung per QR-Code überprüfen.
In Phase 1 erwartet das Königreich Saudi-Arabien von mehrwertsteuerpflichtigen Steuerzahlern, dass sie Rechnungen in elektronischem Format mithilfe einer geeigneten E-Rechnungslösung erstellen. Diese Lösung muss vor Ort, in der Cloud oder im Hybridmodus einsatzfähig sein. Gleichzeitig muss die E-Rechnung gespeichert und eine Kopie an den Verkäufer gesendet werden. Derzeit gibt es keine besonderen Anforderungen an das E-Rechnungsformat, solange der Inhalt den Anforderungen für Standardrechnungen oder vereinfachte Rechnungen entspricht. Wie bereits erwähnt, muss die Rechnung einen Quick-Response-Code (QR-Code) enthalten.
Phase 2: Die Integration von in Saudi-Arabien ansässigen Unternehmen in das ZATCA-E-Rechnungsportal und die Einreichung von E-Rechnungen beginnen am 1. Januar 2023. Gemäß den von ZATCA veröffentlichten Vorschriften ist eine schrittweise Integration für Unternehmen unterschiedlicher Größe und Art verpflichtend. In diesem Zusammenhang werden Unternehmen, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, von ZATCA spätestens sechs Monate vor Ablauf der Frist bekannt gegeben.
Während der Integrationsphase verlangt KSA, dass Ihre eInvoice-Lösung in die neue, zentralisierte E-Invoicing-Plattform von ZATCA für Continuous Transaction Controls (CTC) integriert wird. Ab der 2. Phase:
Rechnungen müssen in einem der beiden vorgeschriebenen Formate ausgestellt werden:
1. Saudi-arabische UBL-XML-Rechnung (Syntaxvalidierung) basierend auf der UBL 2.1-Syntax und Rechnungsdefinitionen in ISO EN 16931 (Inhaltsvalidierung), jedoch eingegrenzt auf die Anforderungen Saudi-Arabiens
2. PDF/A-3-Rechnungsdatei mit eingebetteter saudi-arabischer XML-Rechnung (ähnlich ZUGFeRD und Factur-X)
Darüber hinaus muss die elektronische Rechnung in KSA eine eindeutige Kennung („UUID“) enthalten, die von der Maschine vergeben wird, die das Dokument ausgestellt hat (eindeutige Nachrichtenkennung für den Austauschprozess). Dieser Wert darf nur Buchstaben, Ziffern und Bindestriche enthalten.
Melasoft eInvoice-Lösung für Saudi-Arabien
Melasoft legt Wert auf die Datenvalidierung, um die von ZATCA vorgesehenen Strafen zu vermeiden. In diesem Zusammenhang führt es eine intelligente Datenvalidierung durch, um sicherzustellen, dass die Rechnungsdaten den ZATCA-Vorschriften entsprechen und so fehlerfreie Rechnungen gewährleistet sind. Die Melasoft eInvoice-Lösung generiert XML-Rechnungen, die mit ZATCA kompatibel sind. Melasoft generiert UUID, Rechnungs-Hash, Rechnungszählerwert, QR-Code und konvertiert die Rechnung in das UBL 2.1 XML-Format.
Melasoft integriert sich mit ZATCA, um XML-Rechnungen für Zollabfertigung/-berichte sowie zertifiziertes XML von ZATCA zu erhalten. Melasoft fügt der bestehenden Rechnung einen Phase-II-QR-Code und zertifiziertes XML hinzu, um die endgültige PDF-A/3-Rechnung zu generieren.