eInvoicing-Prozess in Serbien
Mit der rasanten Entwicklung der Informationstechnologien kam es zu einer enormen Verlagerung der Geschäftsprozesse von manuellen zu elektronischen Systemen. In dieser Hinsicht entwickelten sich E-Rechnungsanwendungen rasch weiter und die Regierungen begannen mit der Umsetzung von E-Rechnungsprojekten, die alle Geschäftstransaktionen zwischen Regierungen und Unternehmen abdecken. Wie viele europäische Länder hat auch Serbien die Einführung eines Gesetzes über elektronische Rechnungen (Artikel 24) für Anfang 2022 angekündigt. Das E-Rechnungssystem heißt „Sistem e-Facture (SEF)“ und verwendet das bekannte Clearance-Modell (wie es in Italien verwendet wird). Das Gesetz erläutert verschiedene Aspekte im Zusammenhang mit der Erstellung, dem Übergang, dem Empfang, der Verarbeitung und der Archivierung von E-Rechnungen. In diesem System sind sowohl Empfänger als auch Absender verpflichtet und es deckt die Transaktionen zwischen Unternehmen und Regierung (B2G), Regierung zu Regierung (G2G), Regierung zu Unternehmen (G2B) und Unternehmen zu Unternehmen (B2B) ab.
Das Gesetz gilt auch für Nichtansässige mit lokalen Steuervertretern. Alle berechtigten Steuerzahler, einschließlich Kunden und Lieferanten, müssen sich für das Online-E-Rechnungssystem registrieren. Sie können die E-Rechnungen manuell oder über die API-Dienste des Regierungsportals an das Regierungsportal übermitteln. Unternehmen, die die Anforderungen des elektronischen Rechnungssystems nicht erfüllen, müssen mit Strafen von bis zu 17.000 Euro rechnen.
Das Projekt soll in drei Phasen durchgeführt werden: In Phase 1 müssen private Unternehmen elektronische Rechnungen an Behörden senden (B2G-Transaktionen), und die Behörden sind verpflichtet, die eingehenden elektronischen Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Andererseits sind Behörden ab dem 1. Mai 2022 verpflichtet, elektronische Rechnungen von anderen Behörden zu senden und zu empfangen (G2G-Transaktionen). Die zweite Phase beginnt am 1. Juli 2022. In dieser Phase müssen Behörden elektronische Rechnungen an private Unternehmen senden und private Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen. In der letzten Phase werden alle Geschäftstransaktionen (einschließlich B2B) über ein elektronisches Rechnungssystem abgewickelt.
Technische Aspekte des serbischen E-Rechnungssystems
Elektronische Rechnungen müssen gemäß EN 16931–3–2 erstellt, ausgestellt und empfangen werden. Elektronische Rechnungen müssen im XML-Format gemäß EN 16931–3–2 ausgestellt und empfangen werden. Die XML-Dateien müssen dem UBL-Standard 2.1 entsprechen.
Im Allgemeinen gibt es zwei Möglichkeiten zum Erstellen, Senden und Empfangen von E-Rechnungen:
Manuelle Einreichung über das SEF-E-Rechnungsportal
Aus dem ERP-System des Steuerzahlers unter Verwendung der von den serbischen Steuerbehörden bereitgestellten API-Dienste.
Kunden mit einer geringeren Anzahl an Rechnungen können die manuelle Übermittlung nutzen. Für andere Kunden ist die Anbindung von ERP-Systemen an das SEF-Portal über API-Dienste die praktischste und effektivste Lösung. Diese API-Dienste bieten verschiedene Möglichkeiten zur Kommunikation mit dem SEF-Portal, einschließlich der Übermittlung und des Empfangs von E-Rechnungen.
Melasoft E-Invoice-Lösung für Serbien
Die Melasoft E-Invoice-Anwendung ist ein SAP-Add-on, das auf dem ERP-System des Kunden läuft und von diesem gesteuert wird. Die Hauptkomponenten der Melasoft E-Invoice-Anwendung sind Inbound-Cockpit, Outbound-Cockpit, periodische Programme und Anpassungen, wie in der folgenden Abbildung dargestellt. Jede Komponente wird in den folgenden Abschnitten erläutert.
Outbound Cockpit
Melasoft Outbound Cockpit ist ein SAP-Add-on, das auf dem SAP-System des Kunden läuft. Es wird wie die anderen Module des SAP-Systems vom Kunden gesteuert. Das Cockpit extrahiert Rechnungsinformationen aus dem ERP-System, erstellt XML-Dateien und sendet diese über Webservices an das Portal der Steuerbehörde. Die ausgehenden Rechnungen können überwacht, kontrolliert, storniert oder an das Portal der Steuerbehörde gesendet werden. Darüber hinaus kann der Status der ausgehenden Dokumente über die Webservices überwacht werden. Der allgemeine Systemstatus wird unten angezeigt:
Inbound Cockpit
Melasoft Inbound Cockpit ist ein SAP-Add-on, das auf dem SAP-System des Kunden läuft. Es unterliegt wie die anderen Module des SAP-Systems der Kontrolle des Kunden. Die Eingangsrechnungen werden über regelmäßige Jobs aus dem Portal der Steuerbehörde abgerufen und können über das Eingangsrechnungs-Cockpit überwacht, freigegeben oder abgelehnt werden. Darüber hinaus kann der Status der Eingangsrechnungen bei Bedarf überwacht werden.
Periodische Programme
Regelmäßige Programme werden automatisch in festgelegten Zeitintervallen oder manuell ausgeführt und dienen der Aktualisierung von Informationen im Melasoft E-Invoice-Programm. Im Standardpaket werden zwei Hauptjobs verwendet: „Rechnung abrufen/aktualisieren“ und „Liste aller registrierten Unternehmen aktualisieren“. Der erste Job dient der Aktualisierung der Statusinformationen eingehender und ausgehender Rechnungen im Portal der Steuerbehörden und der Überprüfung, ob neue Rechnungen eingereicht wurden. Der zweite Job aktualisiert die Listen der im Portal der Steuerbehörden registrierten Unternehmen.
Anpassungen
Anpassungen dienen der individuellen Anpassung der Melasoft-Lösung an das jeweilige Kundenunternehmen. Anzahl und Umfang der Anpassungen richten sich nach den Unternehmensanforderungen. Im Allgemeinen beziehen sich die Anpassungen auf Rechnungsarten, Steuerkategorien, Steuerbefreiungen, Rabatte, Verbindungsparameter, Mapping-Klassen, Einheitencodes und die Benutzeranmeldung. Die Anpassungen werden anhand einer Funktionsanalyse des Systems ermittelt.
Hauptmerkmale der Melasoft-Lösung
Melasoft Solution ist ein SAP-Add-on, das innerhalb des SAP-Systems und unter der Kontrolle des Kunden arbeitet. Die Lösung bietet zwei unterschiedliche Cockpits für eingehende und ausgehende Rechnungen. Die Benutzer können den Status der Rechnungen im Behördenportal kontinuierlich überwachen und die Dokumente in verschiedenen Formaten einsehen. Die Lösung ist flexibel und lässt sich leicht an unterschiedliche betriebliche Anforderungen anpassen. Auch anhand der Ergebnisse lässt sich die Lösung verbessern und neue Funktionen einfach integrieren. Für Benutzer können unterschiedliche Berechtigungen definiert und somit verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche Vorgänge zugewiesen werden. Alle Vorgänge werden protokolliert und können bei Bedarf eingesehen werden. Zusätzlich zu diesen Funktionen kann die Lösung an die Anforderungen der Kunden angepasst werden.