Wie kann MELASOFT Ihnen helfen?
Mit der Melasoft E-Invoice-Lösung für Malaysia erstellen Sie Rechnungsdokumente gemäß den Infrastrukturanforderungen des Inland Revenue Board (IRB)-Systems und der malaysischen Gesetzgebung. Diese Anforderungen gelten für Unternehmen, die in Malaysia Handel treiben oder vorhaben. Verwalten Sie Ihre B2G- und B2B-Rechnungsprozesse vollständig im E-Invoice-System, erstellen Sie Rechnungsdokumente, archivieren Sie diese automatisch und schließen Sie den rechtsgültigen Signaturprozess ab.
Die Melasoft E-Invoice-Lösung für Malaysia umfasst eine Überprüfung der Buchhaltungsprozesse für Unternehmen, die mit Malaysia Handel treiben, sowie die Vorbereitung und Analyse für die Integration in das IRB E-Invoice-System. Darüber hinaus ermöglicht die Melasoft-Lösung die Identifizierung von Bereichen mit Änderungsbedarf, die obligatorische Dateneingabe, Richtlinien und Verfahren für verantwortliche Personen, interne Kontrollen, die Integration des malaysischen Standards für elektronische Rechnungsstellung in das SAP-System sowie die elektronische Rechnungsstellung für XML-, JSON- und UBL-Standards.
E-Rechnung in Malaysia
Malaysia wird ab Juni 2024 ein elektronisches Rechnungssystem einführen. Vor diesem Hintergrund veröffentlichte das malaysische Finanzamt (IRBM) am 21. Juli 2023 (aktualisiert am 29. September 2023) die lang erwartete E-Rechnungsrichtlinie für das Jahr 2023 (Leitlinie). Die Richtlinie behandelt den Umfang der Implementierung der elektronischen Rechnung und umfasst vereinfachte Konzepte, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den wichtigsten Aspekten der elektronischen Rechnung, praktische Beispiele und häufige Fragen zur elektronischen Rechnung.
Die verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen gilt für B2G-, B2B- und B2C-Transaktionen. Darüber hinaus können auch inländische und grenzüberschreitende Transaktionen einbezogen werden. Steuerzahler können elektronische Rechnungen ab Januar 2024 freiwillig nutzen. Die IRB wird ein kostenloses Portal namens MyTax bereitstellen, über das Steuerzahler Rechnungen manuell ausstellen und empfangen können. Ab 2027 werden B2C-Transaktionen der Pflicht folgen und elektronische Quittungen verwenden. Es wird erwartet, dass B2C-Transaktionen dem Echtzeit-Reporting-Modell folgen. Folgende Dokumente fallen in den Anwendungsbereich der Verordnung:
Gutschriften und Lastschriften
Rechnungen
Quittungen
Stornierungen
Übersicht über die E-Rechnung
Um den Steuerzahlern den Übergang zur elektronischen Rechnung zu erleichtern, können Steuerzahler je nach ihren spezifischen Bedürfnissen und Geschäftsanforderungen den am besten geeigneten Mechanismus zur Übermittlung der elektronischen Rechnung an Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDNM) auswählen.
LHDNM hat zwei (2) unterschiedliche Mechanismen zur Übermittlung elektronischer Rechnungen entwickelt:
a) EIN VON LHDNM GEHOSTETES PORTAL (MYINVOIS-PORTAL)
Ermöglicht die individuelle Generierung über ein umfassendes Formular und die Option zur Stapelgenerierung durch Hochladen einer Tabellenkalkulation zur Verarbeitung mehrerer Transaktionen.
Für alle Steuerzahler zugänglich.
Geeignet für Kleinst-, Klein- und Mittelunternehmen (KKMU).
Bei großen Datenmengen möglicherweise nicht effizient.
Unternehmen, die E-Rechnungen ausstellen müssen, für die aber keine API-Verbindung verfügbar ist.
b) ANWENDUNGSPROGRAMMIERSCHNITTSTELLE (API)
Ermöglicht Unternehmen die bequeme Übertragung großer Transaktionsvolumina.
Erfordert Vorabinvestitionen in Technologie und Anpassungen bestehender Systeme. Die API-Verbindung kann direkt mit LHDNM oder über zwischengeschaltete Technologieanbieter hergestellt werden.
Ideal für große Steuerzahler oder Unternehmen mit erheblichem Transaktionsvolumen.
Workflow der elektronischen Rechnungsstellung
Die folgende Abbildung zeigt einen Überblick über den E-Rechnungs-Workflow ab dem Zeitpunkt, an dem ein Verkauf getätigt oder eine Transaktion durchgeführt wird und der Lieferant über das MyInvois-Portal oder die API eine E-Rechnung ausstellt, bis hin zur Speicherung freigegebener E-Rechnungen in der Datenbank von LHDNM, damit Steuerzahler ihre jeweiligen historischen E-Rechnungen einsehen können.
In diesem Zusammenhang ist es entscheidend, den Workflow der elektronischen Rechnungsstellung im Allgemeinen zu verstehen.
1. Ausstellung der E-Rechnung
Wenn ein Verkauf oder eine Transaktion (einschließlich Anpassungen der elektronischen Rechnung) erfolgt, erstellt der Lieferant eine elektronische Rechnung und übermittelt sie zur Validierung über das MyInvois-Portal oder die API an IRBM.
2. Validierung der E-Rechnung
Die IRBM-Validierung wird in Echtzeit durchgeführt, um sicherzustellen, dass die E-Rechnung die erforderlichen Standards und Kriterien erfüllt.
Nach der Validierung erhält der Lieferant über das MyInvois-Portal oder die API eine eindeutige Identifikationsnummer von IRBM.
Die eindeutige Identifikationsnummer ermöglicht die Rückverfolgbarkeit durch IRBM und reduziert Manipulationsfälle bei der elektronischen Rechnung.
3. Benachrichtigung über validierte E-Rechnung
IRBM informiert sowohl den Lieferanten als auch den Käufer, sobald die E-Rechnung über das MyInvois-Portal oder APIs validiert wurde.
4. Weitergabe der E-Rechnung
Nach der Validierung ist der Lieferant verpflichtet, die freigegebene E-Rechnung (mit eingebettetem QR-Code) an den Käufer weiterzuleiten.
Mit dem QR-Code können Existenz und Status der E-Rechnung über das offizielle Portal des IRBM überprüft werden.
5. Ablehnung oder Stornierung der E-Rechnung
Nach Ausstellung der E-Rechnung wird eine festgelegte Frist eingeräumt für:
• Der Käufer kann die Ablehnung der E-Rechnung beantragen
• Lieferant muss Stornierung der E-Rechnung durchführen
Ablehnungsgesuche oder Stornierungen müssen mit einer Begründung versehen sein.
6. MyInvois-Portal
Lieferant und Käufer können über das MyInvois-Portal eine Zusammenfassung der E-Rechnungstransaktionen erhalten.
Zeitplan für die Implementierung elektronischer Rechnungen
Die Einführung der elektronischen Rechnung erfolgt schrittweise, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Die Einführung wurde sorgfältig geplant und berücksichtigt die Umsatzgrenzen, um Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung zu geben. Nachfolgend finden Sie den Zeitplan für die Implementierung der elektronischen Rechnung:
Ursprünglich war geplant, die elektronische Rechnungsstellung schrittweise ab dem 1. Juni 2024 einzuführen. Angesichts der Komplexität, mit der die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen verbunden ist, hat die Regierung den verbindlichen Einführungszeitplan für Steuerzahler mit einem Jahresumsatz oder -ertrag von über 100 Millionen RM vom 1. Juni 2024 auf den 1. August 2024 verschoben. Die verbindliche Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für alle anderen Steuerzahler erfolgt schrittweise ab dem 1. Juli 2025.
