Polonya'da E-Fatura Sistemi
2014/55/EU AB Direktifi, Birlik içindeki kamu alımlarında e-Fatura kullanımını düzenleyerek, AB genelinde dijital dönüşüm sürecini hızlandırdı.
Sürekli İşlem Kontrolü (CTC) reformu kapsamında, vergi otoritelerinin KDV tahsilatını hızlandırması ve KDV sahtekarlığıyla daha etkili mücadele etmesi amaçlandı. Bu doğrultuda, Avrupa ülkeleri yalnızca kamu kurumları arası faturalandırma (B2G) ile sınırlı kalmayarak, dönüşümü şirketler arası (B2B) ve hatta şirketten tüketiciye (B2C) faturalandırmayı da kapsayacak şekilde genişletti.
İtalya, bu geçiş sürecini tamamlayan ilk AB ülkesi oldu ve 2019 itibarıyla tüm işlemlerde e-Fatura kullanımını zorunlu hale getirdi.
Polonya, İtalya'nın izinden giderek merkezi onay modelini uygulayan AB ülkelerinden biridir.Bu kapsamda, Polonya hükümeti Nisan 2019'da B2G (kamuya faturalandırma) süreçlerini yönetmek için merkezi bir platform olan “PEF” (Platforma Elektronicznego Fakturowania) sistemini devreye aldı.Daha sonra, Ekim 2021'de, B2B (şirketler arası) ve B2C (şirketten tüketiciye) faturalandırma süreçlerini yönetmek için “KSeF” (Krajowy System e-Faktur) adlı bir başka merkezi platformu kullanıma sundu.
B2G faturalandırmada zorunlu e-Fatura geçişi 2019 yılında tamamlandı.
Öte yandan, B2B e-Fatura geçişi başlangıçta 1 Ocak 2024 itibarıyla zorunlu hale gelecekti. Ancak bu tarih 1 Temmuz 2024’e ertelendi.
B2B Faturaları
Polonya, yeni e-Fatura sistemine geçişin kademeli olarak gerçekleşmesini ve mükelleflerin sürece sorunsuz adapte olmasını sağlamak için aşamalı adımlar atmaktadır.
Bu doğrultuda, hükümet Ekim 2021'de bir test aşaması başlattı ve Ocak 2022 itibarıyla alıcının onayını gerektiren, gönüllü e-Fatura modelini uygulamaya koydu.
Avrupa Komisyonu, 30 Mart 2022 tarihinde Polonya hükümetinin, elektronik faturaların Ulusal e-Fatura Sistemi (KSeF) üzerinden işlenmesini zorunlu hale getirme talebini onayladı.
Komisyonun onayıyla birlikte, Temmuz ayında Polonya’nın 1 Ocak 2024’ten itibaren zorunlu e-Fatura sistemine geçiş yapmasına karar verildi.
Proje Yayılım Aşamaları
Zorunluluk kapsamı, Polonya KDV mevzuatına göre fatura düzenlenmesi gereken tüm işlemler için Polonya'da kurulmuş vergi mükellefleri ile sınırlıdır.
Hükümetin bu zorunluluğu getirme motivasyonu, KDV tahsilatını kolaylaştırmak, KDV sahtekarlığıyla mücadele etmek ve kamu sektöründe dijitalleşmeyi hızlandırmaktır.Yeni sistem, vergi mükellefleri için de çeşitli avantajlar sunmaktadır. Mükellefler, fatura durumlarını görüntüleyebilir, faturalarını daha güvenli ve düşük maliyetle arşivleyebilir ve iş süreçlerini otomatikleştirerek vergi uyumluluğunu daha kolay hale getirebilir.Ayrıca, hükümet bu geçişi teşvik etmek amacıyla KDV iade sürecini 60 günden 40 güne düşürmüş ve şirketleri JPK_FA dosyası sunma zorunluluğundan muaf tutmuştur.
Ulusal e-Fatura Sistemi (KSeF)
-
Ekim 2021’de Polonya hükümeti, KDV Yasası’nda değişiklik yaparak Ulusal e-Fatura Sistemi (KSeF)’i devreye aldı. Bu sistem, merkezi onay modelinin bir parçası olarak işletmeler arasındaki e-Fatura paylaşımında aracı görevi görmektedir.
-
İşletmeler, kullanıcı kimlik doğrulaması için kamuya açık yöntemlerden birini kullanabilir.
-
KSeF, yapılandırılmış e-Faturaların oluşturulmasını, gönderilmesini, alınmasını, işlenmesini, arşivlenmesini ve denetlenmesini sağlar.
-
KSeF, her faturaya zaman damgası ekler ve KSeF fatura numarası atar.
-
Faturalar, portaldan XML veya PDF formatında indirilebilir.
-
Portal, elektronik faturaları 10 yıl boyunca arşivler.
-
İşletmeler, ERP sistemlerinde yapılandırılmış e-Faturalar oluşturabilir ve bunları uygulama programlama arayüzü (API) aracılığıyla KSeF'e gönderebilir.
Fatura Yapısı
Yapılandırılmış fatura, KDV Yasasında tanımlanan e-Fatura FA (1) mantıksal yapısına uygun XML formatında oluşturulur. Fatura, detaylı bilgiler içerir ve bunların birçoğu isteğe bağlıdır.Gönüllü kullanım aşamasında, e-Faturalar kağıt faturalarla birlikte kullanılmaya devam edecek ve gönderimleri alıcının onayına bağlı olacaktır.
Kimlik Doğrulama Türleri
Kullanıcı kimlik doğrulaması için dört kamuya açık yöntem bulunmaktadır:
-
Nitelikli elektronik imza
-
Nitelikli elektronik mühür
-
Güvenilir imza
-
KSeF tarafından oluşturulan benzersiz jeton (token)
Polonya için Melasoft e-Fatura Paketi
Melasoft eklenti paketleri, Melasoft’un kendi ad alanı (namespace) altında oluşturulmuştur ve bu nedenle SAP veya diğer ERP sistemlerinin mevcut iş süreçlerini etkilemez.
SAP modülü kullanıcıları, daha önce uyguladıkları adımları aynen takip eder ve Melasoft eklentisi, gerekli bilgileri otomatik olarak alarak KDV yasalarının gerektirdiği şekilde yapılandırılmış XML formatında bir e-Fatura oluşturur.
Bu paketin ERP sisteminize entegre edilmesiyle, KSeF portalında manuel işlem yapma gerekliliği ortadan kalkar ve kullanıcıların iş yükü azalır.
E-Fatura Süreçleri
-
Giden Fatura Kokpiti
Müşterinin ERP sisteminde fatura oluşturulduğunda, sistem gerekli bilgileri otomatik olarak alır ve FA (1) formatında bir XML dosyası oluşturur. Fatura, giden fatura kokpitine düştüğünde, kullanıcı faturayı XML ve PDF formatlarında görüntüleyebilir, not veya ek dosya ekleyebilir, faturayı silebilir ya da KSeF’in aracı hizmetleri üzerinden alıcıya gönderebilir.
Fatura KSeF portalında değerlendirildikten sonra, kokpitteki durumu güncellenir. Eğer fatura doğrulanmazsa, sistem durumu buna göre değiştirir ve kullanıcı portaldan gelen ret sebebini görüntüleyebilir. Eğer fatura doğrulanırsa, alıcının gelen kutusuna otomatik olarak iletilir.
-
Gelen Fatura Kokpiti
Paketimiz, KSeF’ten gelen e-Faturaları alarak Melasoft gelen fatura kokpitine aktarır. Gelen XML dosyasındaki bilgiler otomatik olarak işlenir ve müşterinin ERP ekranlarına entegre edilmek üzere ayrıştırılır.
Kullanıcı, XML ve PDF formatlarında e-Faturayı görüntüleyebilir, kontrol edebilir, durumunu kontrol edebilir, indirebilir ve e-posta ile gönderebilir.
