Türkiye, KDV ile ilgili bilgilerin elektronik olarak sunulmasına ilişkin yasal gereklilikleri nedeniyle uzun, karmaşık ve değişen bir geçmişe sahiptir. Türkiye’de kayıt dışı ekonominin önüne geçilmesi ve doğanın korunması amacıyla 5 Mart 2010’da Türk Vergi Usul Kanunu’nun 397 sayılı Genel Tebliği resmi olarak yayınlanarak e-fatura kullanımı resmi olarak başlamıştır. O dönemde şirketler için e-fatura işlemi zorunlu hale gelmemiş ancak kâğıt faturalar ile elektronik faturalar aynı yasal niteliklere sahip olmuştur. 2011 yılı itibariyle bazı şirketler için e-fatura zorunlu hale gelmeye başlamıştır.

E-Defter, 13 Aralık 2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanan Elektronik Defter Genel Tebliği ile ilk kez yasal hale geldi. 2012 yılında ise e-defter yasal zorunluluğu getirildi. Mevcut durumda (2020) yıllık cirosu 5 Milyon TL ‘yi aşan firmalar e-fatura ve e-defter uygulamalarına geçme zorunluluğu bulunmaktadır.

KDV ile ilgili bilgilerin yasal olarak elektronik ortama taşınması ile Türk vergi dairesi KDV açığını kapatmak istiyor. Dünya’da bir çok ülke KDV açığını, kayıt dışı ekonominin önüne geçmek için bir çok yöntem uygulamış e-fatura, bunu yapmanın en başarılı yollarından biri olmuştur. Türkiye Gelir İdaresi Başkanlığı buna ek olarak E-Defter ve E-İrsaliye gibi diğer elektronik düzenlemeleri getirerek, vergi kaçakçılığına karşı mücadele etmek ve şirketlerin bunlardan bilgi almasını zorlaştırmak için etkili araçlar bulmuşlardır.

Türkiye’de E-Fatura ve E-Arşiv Fatura

E-fatura, elektronik fatura mükellefi olan işletmeler arasında elektronik ortamda hazırlanan ve yine elektronik olarak gönderilen faturadır. E-faturanın kağıt çıktısı alınmaz. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunucuları ile gönderilir ve alınır. E-Fatura XML formatında düzenlemesi ve bunu Gelir İdaresi Başkanlığı vergi sistemine onay için iletilmesi gerekmektedir. Onaylandıktan sonra hükümet, e-faturayı müşteriye aktaracaktır. Bir e-fatura, yalnızca müşteri faturaları XML veri formatında alabiliyorsa düzenlenebilir. Uygulamada bu, bu sürecin yalnızca müşterinin de E-Fatura düzenlemelerine uyması gerektiğinde işe yarayacağı anlamına gelir.

E-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan işletmeler ile kişilere elektronik ortamda fatura gönderilmesine ve saklanmasına imkan tanıyan bir uygulamadır. Bu e-arşiv faturasının onay için Türk vergi dairesine gönderilmesi gerekmez ve doğrudan müşteriye gönderilebilir.

Türkiye’de E-Defter

Türkiye’de ki bir diğer yasal zorunluluk E-Defter’dir. E-Defter, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla berat verildiği sistemdir. Kayıtlar standart bir xml formatında hazırlanır.

Türkiye’de E-İrsaliye

E-Fatura ve E-Defter ardından son dönemlerde e-dönüşümün bir parçası olarak uygulamaya geçilen E-İrsaliye, malların taşınması gerçekleşmeden önce elektronik ortamda düzenlenmesi gereken ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na onay için iletilmesi gereken bir taşıma belgesidir. Bu, şirketin ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tüm ticari ürünlerin hareketlerini takip etmesine ve dolayısıyla tedarik zincirini izlemesine yardımcı olur. Dijital ortamda düzenlenen irsaliye, kağıt irsaliye ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Sevk irsaliyesi kullanan firmalar kağıt olarak irsaliye düzenlerken e-irsaliyeye geçiş yapan firmalar dijital ortamda irsaliye düzenleyerek müşteriye iletirler

Türkiye’de E-Fatura/ E-Arşiv ve E-İrsaliye için SAP eDocument Çözümü

Dünya’nın birçok yerinde olduğu gibi Türkiye’de de çeşitli iş belgelerini resmi makamlara elektronik ortamda verilmesi zorunlu hale gelmiştir. SAP, şirketlerin elektronik olarak belge oluşturmak zorunda olduğu ülkelerde yukarıda belirtilen yasal uyumluluk gereksinimlerini karşılamak için eDocument çözümü sunar. SAP eDocument çözümü, e-belge oluşturmak, yani SAP ECC veya S / 4HANA sisteminde oluşturulan işlem verilerini önceden tanımlanmış değişim formatlarına dönüştürmek ve Vergi Daireleri gibi harici sistemlere elektronik olarak aktarmak için kullanılır. Bu nedenle, Türkiye’deki E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-İrsaliye yönetmelikleri bu çözümün kapsamındadır. Aynı zamanda örneğin İtalya’da SDI E-Fatura, İspanya’da KDV bilgileri hakkında SII Raporlaması, Meksika’da CFDI E-Fatura, Macaristan’da RTIR E-Fatura ve daha birçok yerel gerekliliği dahil etmektedir. Bu nedenle SAP eDocument merkezinden yönetilebilen ve izlenebilen farklı ülkeye özgü yasal gereklilikleri uygulamanıza olanak tanıyan stratejik bir SAP çözümüdür.

Türkiye’deki E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-İrsaliye yönetmeliklerine uyum için SAP eDocuments adı verilen dokümanları kullanarak ihtiyaç duyulan dokümanı otomatik olarak gerekli XML formatına dönüştürür. Bir sonraki adımda, bu XML dosyası otomatik olarak Gelir İdaresi Başkanlığı vergi sistemine onay için sunulacaktır. Bu, uçtan uca süreci kapsar, yani manuel müdahalenin yalnızca hata durumunda gerekli olduğu anlamına gelir. Ayrıca, Türk vergi makamlarından gelen tüm geri bildirimler (onaylar / retler) SAP’ye geri iletilir ve merkezi SAP eDocument Cockpit’te gösterilir. Sonuç olarak, SAP eDocument Cockpit içinde bir bakışta tüm uçtan-uca süreci izlenebilir ve takip edebillebilir.

SAP, dünya çapındaki tüm bu ülkeye özgü yasal gereksinimlere uyum sağlamak için, SAP Belge Uyumluluk(Document Compliance) çözümünü, ülkeye özgü, yerel uzmanlıklara ve gereksinimlere uygunluk için kolayca uyarlanabilen tek bir temel süreç akışı etrafında oluşturmuştur. SAP sistemi ile yerel yönetimin sistemi arasındaki veri aktarımı, SAP CPI (Bulut Platform Entegrasyonu) kapsamındadır, ancak SAP PI (Süreç Entegrasyonu) veya hatta üçüncü taraf bir ara katman yazılımı platformu aracılığıyla da yapılabilir. Merkezi SAP çözümü ile ülkeye özgü farklı süreçlerin yönetilmesini, izlenmesini ve kullanılmasını kolaylaştırır. SAP Belge Uyumluluğundaki (Document Compliance) temel süreç akışı aşağıdaki grafikte gibidir: