Seit dem 15. Januar 2015, als das Gesetz Nr. 25/2013 vom 27. Dezember 2013 in Kraft trat, ist die Rechnung (B2G) in Spanien für den öffentlichen Sektor obligatorisch. Rechnungen, die an öffentliche Verwaltungen gesendet werden sollen, müssen der konfigurierten Form von Facturae 3.2.X mit elektronischer Signatur XAdES entsprechen.

Gemäß dem Gesetz Nr. 25/2013 können öffentliche Verwaltungen eine gedruckte Rechnung akzeptieren, wenn der Rechnungsbetrag weniger als 5000 Euro beträgt, während eRechnung für Beträge über 5000 Euro obligatorisch ist.

1. eRechnung Plattform (FACe) und eRechnung Management

Die spanische Regierung bietet allen öffentlichen Einrichtungen einen eRechnung-Eingangpunkt (FACe) als kostenlosen Service an. Die Verwendung von FACe ist für die Zentralregierung obligatorisch und für regionale und lokale Regierungen optional. FACe bietet das Versenden und Verfolgen von eRechnungen an Tausende von öffentlichen Verwaltungen, die mit dem System verbunden sind.

Anbieter öffentlicher Verwaltung können ihre eRechnungsstellung-Lösungen frei wählen. Auf die eRechnungsplattform FACe kann über offene, öffentliche und unbezahlte automatisierte Schnittstellen zugegriffen werden. Es hat einen dynamischen Markt für maßgeschneiderte Lösungen mit hohem Mehrwert geschaffen, damit große Unternehmen, die gesamte Bankenbranche und viele KMU der Plattform integrierte eRechnungsstellungsdienste anbieten können.

2. Ansatz zum Empfang und zur Verarbeitung von eRechnung

Während das FACe der einzige Einstiegspunkt für elektronische Rechnungen für die Zentralregierung ist, können lokale und regionale Gebietskörperschaften ihre Lösungen entwickeln. Lieferanten können über die im FACe-Portal verfügbaren Verzeichnisse und Abfragedienste „eRechnungsadressen“ jeder Behörde (auch von Nicht-FACe-verbundenen Unternehmen) abrufen.

Auf die von FACe bereitgestellten eRechnungsdienste kann über das Portal der Plattform zugegriffen werden. Eine Webdienstschnittstelle unterstützt auch die direkte Integration von Rechnungsverarbeitungsanwendungen. Die notwendigen Schritte zum Versenden von E-Mails sind auf der FACe-Website angegeben. Anschließend ist es möglich, eine eRechnung an die öffentliche Verwaltung zu senden und den Transaktionsstatus der Rechnung zu überprüfen.

Bis Oktober 2019 hat das FACe-System mehr als 42 Millionen eRechnungen verarbeitet. Bis März 2021 wurden monatlich mehr als 1,2 Millionen Rechnungen bearbeitet. Im ersten Halbjahr 2015 wurden Einsparungen von 14 Millionen Euro für Lieferanten und 24 Millionen Euro für öffentliche Verwaltungen erzielt.

3. FACEB2B-System

FACeB2B, das seit Juni 2018 in Betrieb ist, ist eine neue Plattform, die B2B-Effizienz ermöglicht. Es ist kostenlos für Unternehmen. Es verwendet dasselbe Format und dieselben Schnittstellen, die bereits für die B2G-Abrechnung vorhanden sind. FACEB2B, das seit dem 20. Februar 2019 funktionsfähig ist, ist ein System, mit dem Unternehmen Rechnungen in ihre Systeme integrieren können.

Die Hauptfunktionen des FACEB2B-Systems:

Zum einen bietet FACEB2B Unternehmen eine Webdienstschnittstelle, die über die folgenden Funktionen die Integration in das System ermöglicht. Diese Schnittstelle bietet viele Funktionen wie das Erstellen, Abbrechen, Herunterladen und Überwachen des Rechnungsstatus. Das Webportal bietet zwei verschiedene Zugriffe für den Kunden und das Abrechnungsunternehmen. Außerdem bietet das Portal eine Asset-Suchmaschine basierend auf Firmennummer, Name und Code, ähnlich der Suchmaschine des DIRe-Systems.

4. Registrierung und Rechnungsversand an FACeB2B

Wenn ein Unternehmen FACeB2B verwenden möchte, muss es sich zuerst registrieren. Dazu ist ein DIRe-Code erforderlich. Der DIRe-Code ist ein Code, der einem Unternehmen zugewiesen wurde, damit es eRechnungen über den öffentlichen Einstiegspunkt von FACeB2B empfangen kann. Dazu muss sich das empfangende Unternehmen bei FACeB2B registrieren und den DIRe-Code registrieren. Dieser Code ist normalerweise Ihr NIF [NIF ist ein Code, der erforderlich ist, um die Daten sowohl des Ausstellers als auch des Empfängers einer Rechnung zu vervollständigen], gefolgt von vier Nullen. Im Gegensatz zu FACe muss man mit einem Dienstanbieter zusammenarbeiten, um alle Vorteile von FACeB2B nutzen zu können. Der Anbieter muss sich auch bei DIRe und FACeB2B registrieren. Das betreffende Unternehmen muss den Dienstleister bei der Registrierung als ESF (Empresa de Servicios de Facturación-Fatura Service Provider Company) autorisieren.

Schließlich ist es möglich, Rechnungen in einem bestimmten Format nur aus einem ERP-System wie SAP oder Microsoft Dynamics NAV zu exportieren. Ein spezialisierter EDI-Anbieter benötigt dafür.